Referat Organizacyjny, Prawny i Kadr
Urząd Gminy Stare Babice, ul. Rynek 32
pokój 14 (I piętro)
tel. 22 730 80 14
e-mail:
Kierownik: Elżbieta Cieniak
Do zadań i kompetencji Referatu Organizacyjnego i Kadr należy prowadzenie spraw kadrowych zatrudnionych pracowników i organizacyjnych związanych z obsługą Urzędu, a w szczególności:
1. W zakresie spraw kadrowych:
1) prowadzenie spraw osobowych i akt personalnych pracowników,
2) opracowywanie dokumentacji związanej z:
a) dodatkowym wynagrodzeniem rocznym pracowników,
b) przygotowywaniem nagród jubileuszowych i innych nagród uznaniowych,
c) comiesięcznym przygotowywaniem dokumentów do sporządzania list płac;
3) prowadzenie dokumentacji w zakresie wyjazdów służbowych;
4) prowadzenie dokumentacji w zakresie ryczałtów samochodowych;
5) wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu wg potrzeb pracowników;
6) prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania w zakresie legitymacji służbowych pracowników Urzędu,
7) prowadzenie spraw z zakresu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dotyczących, w szczególności:
a) zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
b) zgłaszania członków ich rodzin do ubezpieczeń zdrowotnych,
c) bieżącej aktualizacji bazy danych,
d) wyrejestrowywania z ubezpieczeń pracowników zwolnionych i ich rodzin,
e) spraw emerytalno-rentowych dla pracowników Urzędu;
8) określanie planu wydatków na bieżące utrzymanie urzędu gminy
9) współorganizowanie z Sekretarzem gminy naboru na wolne stanowisko urzędnicze w urzędzie gminy
10) zgłaszanie informacji Sekretarzowi i Wójtowi o potrzebie przeprowadzenia (bądź nie) służby przygotowawczej nowozatrudnionym pracownikom Urzędu Gminy.
11) przeprowadzenie przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników urzędu
12) kompletowanie niezbędnych dokumentów dla sporządzenia wniosków emerytalnych i rentowych pracowników Urzędu,
13) prowadzenie obowiązujących ewidencji osobowych oraz opracowanie analiz, informacji i sprawozdawczości o sytuacji kadrowej w urzędzie,
14) prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy w urzędzie (rejestrowanie czasu pracy pracowników) oraz opracowywanie planów urlopów pracowniczych i przestrzeganie jego realizacji,
15) przestrzeganie prawa wglądu do akt osobowych oraz informacji osobowych podlegających ochronie i tajemnicy zgodnie z zasadą nienaruszalności praw osobistych oraz przepisami ochrony danych osobowych.
16) przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta w sprawach objętych zakresem czynności dla kadr (regulamin pracy, określenie dodatkowych dni wolnych od pracy, regulamin wynagradzania pracowników samorządowych),
17) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania w Urzędzie dla osób bezrobotnych:
a) robót publicznych,
b) prac interwencyjnych,
d) stażu pracy
e) wspierania i inicjowania innych form aktywizacji zawodowej osób poszukujących pracy.
2. W zakresie spraw organizacyjno-administracyjnych
1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania kancelarii Urzędu i sekretariatu,
2) prowadzenie gospodarki zaopatrzeniowej w zakresie zakupu materiałów kancelaryjnych, biurowych, druków oraz artykułów spożywczych;
3) zlecanie wykonania pieczęci oraz prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych,
4) przygotowywanie dokumentacji i materiałów do postępowań w sprawach zamówień publicznych i współpraca w tym zakresie z Referatem Zamówień Publicznych
5) rozliczanie bieżących kosztów eksploatacyjnych w budynku Urzędu Gminy
6) aktualizacja informacji wizualnej w budynkach administracyjnych Urzędu Gminy
7) zapewnienie właściwego przechowywania dokumentów wytworzonych w Urzędzie,
8) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
9) prowadzenie ewidencji mienia urzędu i bieżącej aktualizacji zapisów w książce inwentarzowej oraz uczestniczenie w okresowych spisach z natury,
10) prowadzenie zaopatrzenia i ewidencji w zakresie przydziałów odzieży i obuwia roboczego oraz strojów reprezentacyjnych dla pracowników Urzędu zgodnie z Regulaminem Pracy w Urzędzie Gminy Stare Babice;
3. Z zakresu archiwum zakładowego – archiwizowanie dokumentacji Urzędu Gminy i prowadzenie archiwum zakładowe zgodnie Instrukcją kancelaryjną dla organów administracji samorządowej, a w szczególności:
1) przejmowanie dokumentacji:
a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu,
b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i nie mają sukcesora oraz, dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór, był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ samorządu terytorialnego;
2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji archiwalnej oraz prowadzenie jej ewidencji;
3) klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów archiwalnych znajdujących się w zasobie archiwum zakładowego,
4) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do Archiwum Państwowego;
5) porządkowanie przechowywanej dokumentacji,
6) doradzanie komórkom organizacyjnym Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i przygotowania do przekazania archiwum zakładowego;
7) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;
8) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej Urzędu;
9) przeprowadzanie kwerend, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów;
10) prowadzenie bieżącej kontroli przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej w urzędzie,
11) sporządzanie rocznych sprawozdań do Archiwum Państwowego z działalności i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;
12) prowadzenie ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum zakładowego;
13) informowanie o dokumentacji, przechowywanej w archiwum zakładowym;
14) bieżąca współpraca z Archiwum Państwowym.
4. W zakresie spraw kancelaryjnych i obsługi sekretariatu należy prowadzenie sekretariatu i kancelarii urzędu, a w szczególności:
1) prowadzenie kancelarii urzędu zgodnie z zasadami i trybem wykonywania czynności kancelaryjnych określonymi w instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin – przyjmowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji oraz prowadzenie jej ewidencji w formie papierowej i wspomagającym elektronicznym systemem obiegu dokumentów,
2) wykonywanie przez sekretariat czynności związanych z obsługą kierownictwa urzędu
3) obsługa techniczno-biurowa narad i zebrań organizowanych przez Wójta, współpraca z biurem rady w obsłudze organizowanych zebrań przez radę gminy i komisje rady,
4) prowadzenie rejestru i ewidencji skarg, wniosków, petycji składanych do Wójta
5) obsługiwanie połączeń telefonicznych oraz obsługa kserokopiarek jak również prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,
6) udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych urzędu,
7) prowadzenie i aktualizacja podręcznych materiałów informacyjno-adresowych dla potrzeb urzędu,
8) prowadzenie rejestru krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników ,
9) obsługiwanie gminnej poczty elektronicznej,
10) prowadzenie prenumeraty codziennej prasy, czasopism oraz zaopatrywanie urzędu w wydawnictwa i publikacje specjalistyczne i fachowe oraz prowadzenie ich ewidencji,
11) zlecanie usług poligraficznych i ogłoszeń w prasie na potrzeby gminy.
12) przyjmowanie pism sądowych i obwieszczeń,
13) przyjmowanie pism sądowych w wypadku niemożności doręczania ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania,
14) wywieszanie na tablicy ogłoszeń w budynku urzędu ogłoszenia sądowe, komornicze i głoszenia o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane,
15) prowadzenie rejestrów centralnych:
a) zarządzeń Wójta i publikowanie ich w internetowym Gminnym Biuletynie Informacji Publicznej,
b) porozumień gminy z innymi jednostkami administracji publicznej,
16) wykonywanie zadań uzgodnionych z Sekretarzam Gminy związanych z wyborami i spisami powszechnymi,
17) współdziałanie z Sekretarzem Gminy w celu zapewnienia sprawnej organizacji Urzędu;
18) prowadzenie ewidencji szkoleń, w których pracownicy uczestniczą oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym pracowników zgodnie z obowiązującą procedurą.
