☰ Lewe Menu Prawe Menu ☰
Stare Babice
Herb Stare Babice
A A A A
A A+ A++

Referat Organizacyjny, Prawny i Kadr

Urząd Gminy Stare Babice, ul. Rynek 32

pokój 14 (I piętro)

tel.  22 730 80 14

e-mail:

kadry@stare-babice.pl


Kierownik: Elżbieta Cieniak

Do zadań i kompetencji Referatu Organizacyjnego i Kadr należy prowadzenie spraw kadrowych zatrudnionych pracowników i organizacyjnych związanych z obsługą Urzędu, a w szczególności:

1. W zakresie spraw kadrowych:

1) prowadzenie spraw osobowych i akt personalnych pracowników, 

2) opracowywanie dokumentacji związanej z:

a) dodatkowym wynagrodzeniem rocznym pracowników,

b) przygotowywaniem nagród jubileuszowych i innych nagród uznaniowych,

c) comiesięcznym przygotowywaniem dokumentów do sporządzania list płac;

3) prowadzenie dokumentacji w zakresie wyjazdów służbowych;

4) prowadzenie dokumentacji w zakresie ryczałtów samochodowych;

5) wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu wg potrzeb pracowników;

6) prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania w zakresie legitymacji służbowych pracowników Urzędu,

7) prowadzenie spraw z zakresu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dotyczących, w szczególności:

a) zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,

b) zgłaszania członków ich rodzin do ubezpieczeń zdrowotnych,

c) bieżącej aktualizacji bazy danych,

d) wyrejestrowywania z ubezpieczeń pracowników zwolnionych i ich rodzin,

e) spraw emerytalno-rentowych dla pracowników Urzędu;

8) określanie planu wydatków na bieżące utrzymanie urzędu gminy   

9) współorganizowanie z Sekretarzem gminy naboru na wolne stanowisko urzędnicze w urzędzie gminy

10) zgłaszanie informacji Sekretarzowi i Wójtowi o potrzebie przeprowadzenia (bądź nie) służby  przygotowawczej nowozatrudnionym pracownikom Urzędu Gminy.

11) przeprowadzenie przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników urzędu

12) kompletowanie niezbędnych dokumentów dla sporządzenia wniosków emerytalnych i rentowych pracowników Urzędu,  

13) prowadzenie obowiązujących ewidencji osobowych oraz opracowanie analiz, informacji i sprawozdawczości o sytuacji kadrowej w urzędzie,

14) prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy w urzędzie (rejestrowanie czasu pracy pracowników) oraz opracowywanie planów urlopów pracowniczych i przestrzeganie jego realizacji,

15) przestrzeganie prawa wglądu do akt osobowych oraz informacji osobowych podlegających ochronie i tajemnicy zgodnie z zasadą nienaruszalności praw osobistych oraz przepisami ochrony danych osobowych.

16) przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta w sprawach objętych zakresem czynności dla kadr (regulamin pracy, określenie dodatkowych dni wolnych od pracy, regulamin wynagradzania pracowników samorządowych),

17) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania w Urzędzie dla osób bezrobotnych:
a) robót publicznych,
b) prac interwencyjnych,
d) stażu pracy
e) wspierania i inicjowania innych form aktywizacji zawodowej osób poszukujących pracy.

2. W zakresie spraw organizacyjno-administracyjnych

1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania kancelarii Urzędu  i sekretariatu,

2) prowadzenie gospodarki zaopatrzeniowej w zakresie zakupu materiałów kancelaryjnych, biurowych, druków oraz artykułów spożywczych;

3) zlecanie wykonania pieczęci oraz prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych,

4) przygotowywanie dokumentacji i materiałów do postępowań w sprawach zamówień publicznych i współpraca w tym zakresie z Referatem Zamówień Publicznych

5) rozliczanie bieżących kosztów eksploatacyjnych w budynku Urzędu Gminy 

6) aktualizacja informacji wizualnej w budynkach administracyjnych Urzędu Gminy 

7) zapewnienie właściwego przechowywania dokumentów wytworzonych w Urzędzie,

8) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,

9) prowadzenie ewidencji mienia urzędu i bieżącej aktualizacji zapisów w książce inwentarzowej oraz uczestniczenie w okresowych spisach z natury,

10) prowadzenie zaopatrzenia i ewidencji w zakresie przydziałów odzieży i obuwia roboczego oraz strojów reprezentacyjnych dla pracowników Urzędu zgodnie z Regulaminem Pracy w Urzędzie Gminy Stare Babice;

3. Z zakresu archiwum zakładowego –  archiwizowanie dokumentacji Urzędu Gminy  i prowadzenie archiwum zakładowe zgodnie Instrukcją kancelaryjną dla organów administracji samorządowej, a w szczególności:

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu,

b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i nie mają sukcesora oraz, dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór, był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ samorządu terytorialnego;

2) przechowywanie i zabezpieczanie  zgromadzonej dokumentacji archiwalnej oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) klasyfikowanie, kwalifikowanie i brakowanie materiałów archiwalnych znajdujących się w zasobie archiwum zakładowego,

4) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do Archiwum Państwowego;

5) porządkowanie przechowywanej dokumentacji,

6) doradzanie komórkom organizacyjnym Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i przygotowania do przekazania archiwum zakładowego;

7) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

8) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej Urzędu;

9) przeprowadzanie kwerend, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów;

10) prowadzenie bieżącej kontroli przestrzegania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej w urzędzie,

11) sporządzanie rocznych sprawozdań do Archiwum Państwowego z działalności i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

12) prowadzenie ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum zakładowego;

13) informowanie o dokumentacji, przechowywanej w archiwum zakładowym;

14) bieżąca współpraca z Archiwum Państwowym.

4. W zakresie spraw kancelaryjnych i obsługi sekretariatu należy prowadzenie sekretariatu i kancelarii urzędu, a w szczególności:

1) prowadzenie kancelarii urzędu zgodnie z zasadami i trybem wykonywania czynności kancelaryjnych określonymi w instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin – przyjmowanie, rozdzielanie  i wysyłanie korespondencji oraz prowadzenie jej ewidencji w formie papierowej i wspomagającym elektronicznym systemem obiegu dokumentów,

2) wykonywanie przez  sekretariat  czynności   związanych z obsługą kierownictwa urzędu

3) obsługa techniczno-biurowa narad i zebrań organizowanych przez Wójta, współpraca z biurem rady w obsłudze organizowanych zebrań przez radę gminy i komisje rady,

4) prowadzenie rejestru i  ewidencji skarg, wniosków,  petycji składanych do Wójta  

5) obsługiwanie połączeń telefonicznych oraz obsługa kserokopiarek jak również prowadzenie dokumentacji w tym zakresie,

6) udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych urzędu,

7) prowadzenie i aktualizacja podręcznych materiałów informacyjno-adresowych dla potrzeb urzędu,

8) prowadzenie rejestru krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników ,

9) obsługiwanie  gminnej poczty elektronicznej,

10) prowadzenie prenumeraty codziennej prasy, czasopism oraz zaopatrywanie urzędu w wydawnictwa i publikacje specjalistyczne i fachowe oraz prowadzenie ich ewidencji,

11) zlecanie usług poligraficznych i ogłoszeń  w prasie na potrzeby  gminy.

12) przyjmowanie pism sądowych i obwieszczeń,

13) przyjmowanie pism sądowych w wypadku niemożności doręczania ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania,

14) wywieszanie na tablicy ogłoszeń w budynku urzędu  ogłoszenia sądowe, komornicze i głoszenia o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane,

15) prowadzenie rejestrów centralnych:

a) zarządzeń Wójta i publikowanie ich w internetowym  Gminnym Biuletynie Informacji Publicznej,

b) porozumień gminy z innymi  jednostkami administracji publicznej, 

16) wykonywanie zadań uzgodnionych z Sekretarzam Gminy związanych z wyborami  i spisami powszechnymi,

17) współdziałanie z Sekretarzem Gminy  w celu zapewnienia sprawnej organizacji Urzędu;

18) prowadzenie ewidencji szkoleń, w których pracownicy uczestniczą oraz prowadzenie spraw związanych z  doskonaleniem zawodowym pracowników zgodnie z obowiązującą procedurą.

Wytworzył:
Anna Błażejewska
Udostępnił:
Anna Błażejewska
(2016-05-09 16:57:13)
Ostatnio zmodyfikował:
Anna Błażejewska
(2019-09-18 09:54:40)
 
 
ilość odwiedzin: 8360829

Biuletyn Informacji Publicznej wykorzystuje pliki cookies.

Korzystanie z serwisu oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt zgodnie z ustawieniami przeglądarki.

X